Bir Etkinliğin Anatomisi – Vol 1

events

Selamlar, selamlar, selamlar :)

Bu yazı dizisinde SDÜ Yazılım Kulübü ailesi olarak hazırlanmakta olduğumuz 2-3 mayıs tarihindeki  etkinliğimiz için içinde olduğumuz koşuşturmacadan ve durumdan bahsetmek istiyorum. Yazının asıl  amacı neden etkinlik yaparız ve nelerle karşılaşırız, biraz da nasıl yapmalıyızı kendi bakış açımdan anlatmak olacak.

 İlkini 2014 Kasım ayında gerçekleştirdiğimiz etkinlik oldukça hızlı ve küçük çapta hazırlanmıştı. Amacımız IT sektöründe artan kadın varlığına dikkat çekmek ve aslında öğrenci arkadaşlarımıza bunu yapabileceklerini kanıtlamaktı.  Ancak etkinlik için koşturanlardan biri olarak beni rahatsız eden durumlar vardı. Mesela gelen dinleyici arkadaşları ile yeterice ilgilenmek pek mümkün olmamıştı, ya da daha teknik isimlere kısa zamanda erişememiştik… Bunlara rağmen etkinliğimiz IBM’in dikkatini çekmeyi başardı ve bizimle iletişime geçtiler. sponsor olmak istediklerini duyunca biraz şaşırdım diyebilirim, çünkü şimdiye kadar her şeyi kendi imkanları ile yapan bir kulüb olarak hiç sponsorluk almamıştık :)

Yaklaşık 4 yıldır bu etkinlik  işlerinin içindeyim, çok güzel etkinliklere imza atıldığını gördüm. Elimden geldiği kadar elimi taşın altına da koymaya çalıştım. Bu işler için ağzımdan çıkabilecek ilk kelime “gönüllülük!” olacak. Eğer gerçekten bir topluluğa faydam olsun gibi gerçek bir dert ediniyorsanız gönüllü olmanız gerekiyor. Çünkü okula gidiyorsanız okuldan, çalışıyorsanız işinizden yani günlük rutinlerinizden vakit ayırıp – bazen fazlaca vakte ihtiyacınız da olacak – bu işler için koşturacaksınız. O yüzden de temelde sizi organizasyonların içinde yer almaya itenin ne olduğunu iyi bilmelisiniz :) Bazen bu işin hava olduğunu düşünen arkadaşlarla karşılaşıyor ve onlara için için gülüyorum!

Sanırım bir diğer gerekli şey “sabır” olacak. Bu noktada biraz özeleştiri yapayım ki kötü yanlarımdandır sabırsızlığım :) O yüzden ekipte size sabırlı olmayı öğütleyecek birileri varsa çok iyi olacaktır.

Sonraki konu anahtar kelime ise “enerji”!!! İşte bu konuda kendime torpil yapabilirim:) Bitmek bilmeyen bir enerjiye ihtiyacınız olacak -en azından etkinlik bitipte misafirleri uğurlayana kadar – Ekip arkadaşlarınızla sürekli paylaşmanız ve yapmanız gereken sorumluluk ordusuna karşı da “takım çalışması” nı bilmeniz gerek :) Tabii etkinlik bitiminde hasta olmanız muhtemel, bunun içinde sıkı dostlarınız olsa güzel olur :P

Bencillikten uzak, iyi niyetli insanlarla çok iyi işler çıktığını gördüm ya da tam tersi bazen bir işin tek bir kişinin elinden çıktığını da gördüğüm oldu elbet. konuyu çok dağıttım! Devam ediyorum…

Sponsorluk haberini alınca havalara uçup hemen geri döndük. Sponsoru bulunca bizde kafamızdaki her şeyi yapabileceğimiz bir organizasyon hayal ettik ve sıvadık kolları.

 Adım 1: Konukların Belirlenmesi ve Davet Edilmesi :

Bir etkinliğin bana göre en önemli iki adımı var. Salon ve konuklar, tabii bunların içinden de öncelikli olan konuklar. Boş bir salon kimsenin işine yaramaz! Konu kadın olunca çekirdek ekibi genç kadınlardan oluşturarak işe koyulduk. Artmalı azalmalı 10 kişiyiz. – bu demek olmuyor ki beylere ihtiyacımız yok ya da onları dışlıyoruz, kesinlikle onlar olmadan da olmaz – Öncelikle herkes isim araştırmasını yaptı. Elimizden geldiğinde hem sektör dışına çıkmamaya hem de belirlediğimiz alanlardaki büyük isimlere ulaşmayı hedefledik. Akabinde araştırdığımız kişiler ile ilgili toplantılarımızı gerçekleştirdik, hepsine özelleşmeye açık davetiye formatları belirleyerek gönderdik. Ve başladık cevap beklemeye…. Olumlu, olumsuz dönüşler ile yaklaşık 2 haftalık bir konuk belirleme süreci oldu. Bu noktada dikkatimi çeken ise ulaşmaya çalıştığımız kadınların duyarlılıkları idi. Normalde bir etkinlik için 15 kişiye mail atar belki 5 kişiden dönüş alırsınız, ama biz kime mail atsak olumsuz da olacak olsa dönüşünü almamız mümkün oldu. Şimdilik 5 konuşmacımız kesinleşti, 2 si içinde sabırsızlıkla bekliyoruz :) – Bunlar ilk gün içindi -

Ayrıca ikinci gün içinde alanında bir harika teknik kadın konuşmacılar belirledik workshoplar için, sıra da onlarla iletişim var, dilerim kabul ederler!

 Adım 2 : Salon Tahsisi

Konukların olması yetmiyor, bir de güzel bir salona ihtiyacınız oluyor. Bu da bulunduğunuz şehrin imkanlarına bağlı şekilde değişkenlik gösterecek bir durum. Isparta da bu konuda çok şanslı (!) olduğumuz için salon konusunda ikilemde kaldık. Biri bir otel salonu (ıspartayı bilenler kolayca tahmin edecektir) öğle yemeği hariç fazla ciddi bir miktar istediklerinde teşekkür edip derin bir nefes alıp, okulumuzun salonunun nesi var ki diye düşündük :)

Biz düşündük düşünmesine ne yazık ki okulda da işler öyle kolay yürümüyor! Çok önceden salon için verdiğimiz dilekçeye salon sorumlsunun keyfi yetmediği için -evet yanlış okumadınız keyfi yetmedi- red cevabı yedik. Elde birbirinden değerli konuşmacılarla salonsuz kaldık. Sabahtan öğleye kadar salon, sks ve danışman hocamız arasında dönen üçgenden galip çıktık! – Burda danışman hocanın önemini de vurgulayalım, arkanızda duracak bir Hocanın varlığı her zaman gereklidir -. Canımızı sıkan böyle bir aksiyonda işin beni üzen tarafı ise böyle güzel bir kadın temalı organizasyona bir kadın tarafından taş konmaya çalışılmasıydı. Neyse ki aşıldı :)

 Adım 3 : Sponsorluk Dosyası Hazırlanması ve Sponsor Araştırması

Yola çıktığınızda aklınıza gelmeyen bin türlü masrafla karşılaşmanız mümkün, bu noktada  da ana sponsora yüklenmek yerine küçük ihtiyaçlarınızı küçük sponsorlarla halletmeye çalışmak oldukça mantıklı bir adım. Kahve için kahve sponsoru, öğle yemeğinde dağıtılacak sandviçler için yemek adına bir sponsor gibi gibi gibi …. Ya da etkinlikte adının geçmesini isteyen yardım sever kuruluşler gibi.

Adım 4 : Fuaye Alanının Doldurulması

Bir etkinliğe hedeflediğimiz insan kitlesini çekmek için yapmamız gerekenlerden biri de bu. Fuaye alanını doldurmak. Aklımıza daha önceki etkinliklerde görüp iletişime geçtiğimiz ocoulus, 3d printer, pan cake yapan robot gibi ilgi çekebilecek teknolojiler geldi. Sıra da bunları oraya getirtmek var :)

Bunların akabini konukların yolculuk durumları, konaklamaları, çekiliş için hediyeler ve daha pek çok sürprizli adımlar bekliyor olacak. İlerledikçe durum ile hislerimi anlatan yeni yazılar ve etkinlik bitiminde de bir değerlendirme yazısını elimden geldiği kadar objektif şekilde yazmaya çalışacağım ;)

Sevgilerle.

 

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayınlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Şu HTML etiketlerini ve özelliklerini kullanabilirsiniz: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code class="" title="" data-url=""> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong> <pre class="" title="" data-url=""> <span class="" title="" data-url="">